Centro de Ajuda

IMPORTANTE: Se você foi convidado a usar a Keep4U por outra plataforma ou associação parceira, siga as instruções no e-mail de convite para se registrar na Keep4U, em vez de seguir o processo abaixo. Isso nos ajudará a garantir que você tenha o tipo correto de conta para suas necessidades.

A Keep4U usa uma conexão com a internet e armazena todos os dados com segurança na nuvem. Portanto, para manter o bom funcionamento da Keep4U, certifique-se de ter uma conexão estável com a internet em seu smartphone.

Para criar uma conta e começar a usar a Keep4U, você precisa baixar o aplicativo na Google Play ou App Store. Após a instalação do aplicativo, haverá três opções de registro.

1. Registro usando uma conta individual na Keep4U

Ao clicar em “Registrar”, você será redirecionado para uma página onde:

1.1. Você seleciona o cargo – a função de usuário que deseja usar no aplicativo:

Eu sou proprietário, eu gerencio aluguéis. Esta é uma função na qual você declara que é proprietário ou gerente de imóveis para aluguel. Você usa sistemas PMS ou diretamente OTA para coletar reservas para suas propriedades.
Eu gerencio serviços (limpeza, manutenção). Esta é uma função de suporte para anfitriões e gerentes de propriedades. Todos os funcionários de empresas de limpeza ou empresas de manutenção técnica, como encanadores, eletricistas, serralheiros, escolhem esta função.

A escolha da função do usuário é importante para o correto e eficiente funcionamento da Keep4U.

1.2. Após o registro da conta, você será redirecionado para uma página em que ativará a conta por meio da confirmação de registro para o endereço de e-mail fornecido.

Se você tiver um código de cupom de nosso parceiro, insira-o no campo “recomendado por”. Registrar o cupom de parceiro durante o registro da conta permitirá o acesso total a todas as funções da Keep4U por mais tempo.

2. Registro usando sua conta do Google ou Apple

Ao clicar em “Entrar pelo Google” ou “Entrar pelo Apple”, você será redirecionado para uma página onde precisará escolher a função de usuário que deseja usar no aplicativo:

Eu sou proprietário, eu gerencio aluguéis. Esta é uma função na qual você declara que é proprietário ou gerente de imóveis para aluguel. Você usa sistemas PMS ou diretamente OTA para coletar reservas para suas propriedades.
Eu gerencio serviços (limpeza, manutenção). Esta é uma função de suporte para anfitriões e gerentes de propriedades. Todos os funcionários de empresas de limpeza ou empresas de manutenção técnica, como encanadores, eletricistas, serralheiros, escolhem esta função.

A escolha da função do usuário é importante para o correto e eficiente funcionamento da Keep4U.

É necessário fornecer um nome de utilizador.

Se você possui um código de cupom do nosso parceiro, insira-o no campo “recomendado por”. Registrar um cupom de parceiro durante o registro da conta permitirá que você tenha acesso completo a todas as funcionalidades do Keep4U por mais tempo.

Após selecionar e confirmar o papel desejado, você fará login usando sua conta do Google ou Apple.

3. Registro usando sua conta do Facebook

Ao clicar em “Fazer login pelo Facebook”, você será redirecionado para uma página onde deverá escolher o papel de usuário que gostaria de usar no aplicativo:

Eu sou proprietário, eu gerencio aluguéis. Esta é uma função na qual você declara que é proprietário ou gerente de imóveis para aluguel. Você usa sistemas PMS ou diretamente OTA para coletar reservas para suas propriedades.
Eu gerencio serviços (limpeza, manutenção). Esta é uma função de suporte para anfitriões e gerentes de propriedades. Todos os funcionários de empresas de limpeza ou empresas de manutenção técnica, como encanadores, eletricistas, serralheiros, escolhem esta função.

A escolha do papel do usuário é importante para o funcionamento correto e eficiente do Keep4U.

Você ainda precisa fornecer um nome de usuário.

Após selecionar e confirmar o papel desejado, você fará login usando sua conta do Facebook.

Passo 2: Creating a List of Facilities / Premises

Como um anfitrião ou proprietário individual pode criar uma lista de propriedades ou locais no Keep4U?

Papel de anfitrião / gerente de propriedades:

Ao iniciar o aplicativo pela primeira vez, você verá a tela inicial. A tela é dividida em duas áreas.

Área do calendário multiocupação de propriedades
Área da fila de pedidos de serviço para propriedades

Além da tela inicial, há um menu de aplicativo na parte inferior composto por quatro ícones:

No primeiro uso e antes de adicionar pelo menos uma propriedade, você terá a opção de usar um botão que o levará à tela de adição de propriedades.

Depois de pressionar “Menu Adicional”, vemos tags adicionais para as ações prioritárias:

Adicionando um novo objeto.
Convidando membros da equipe de serviço.
Completando informações do perfil do anfitrião.

Adicionando objetos no Keep4U

Para adicionar um objeto, você precisa preencher as informações básicas:

Depois de preencher as informações, pressione “Adicionar objeto” para adicioná-lo.

Campo opcional: Informações adicionais de acesso ao objeto – fornecemos informações necessárias para o técnico de serviço, como onde estão as chaves do objeto, qual é o código do interfone ou fechadura inteligente.

Campo opcional: Importar calendário de reservas iCal – ao ativar essa função, você pode dar um nome ao calendário importado, escolher a cor das reservas de objetos que vêm do sistema de reservas e serão visualizadas em um calendário múltiplo e o local onde colamos o link do calendário iCal / URL que você exporta do sistema de reservas OTA (booking.com; Airbnb: Vrbo; …)

Para obter ajuda detalhada sobre como importar calendários de reservas de maneira simples, clique aqui.

Existe a possibilidade de adicionar mais calendários de diferentes sistemas de reservas para garantir que nenhuma reserva seja perdida. Adicionar todas as reservas do objeto garantirá o status atual da propriedade para toda a equipe.

O Keep4U mostrará e notificará sobre reservas sobrepostas na mesma data para os mesmos objetos (chamado de overbooking).

Exemplos de visualizações da tela principal do técnico de serviço após a sincronização dos objetos e a geração de ordens de serviço pelo anfitrião.

Passo 3: Convidando novas pessoas para a equipe

Você pode enviar ordens de serviço e se comunicar por chat.

Você pode convidar facilmente sua equipe de funcionários para colaborar na operação de seus objetos, para que a comunicação na equipe esteja conectada às ordens de serviço.

Se você deseja enviar uma tarefa de limpeza para o seu faxineiro usando o aplicativo Keep4U, seu faxineiro precisará baixar o aplicativo e criar uma conta.

Você pode convidar seu faxineiro (ou outro prestador de serviços, como um zelador ou inspetor) seguindo estes passos.

A adição de membros da equipe é possível ao pressionar o botão do menu adicional:

Botão para adicionar novas pessoas no aplicativo Keep4U

Em seguida, fornecemos os endereços de e-mail dos usuários que desejamos convidar para a equipe.

Após preparar a lista de usuários (e-mails), marcamos quem queremos enviar o convite. Nesta etapa, podemos enviar o convite para um único usuário ou para vários.

O usuário convidado, para aceitar o convite, deve seguir as instruções curtas contidas no e-mail de convite ou aprovar/rejeitar o convite diretamente no aplicativo.

Após enviar o convite, você pode editar os usuários clicando em “editar membros da equipe” no menu adicional.

Clicando em um único usuário, você pode preencher as informações de contato, que serão visualizadas no Keep4U.

Como começar a usar o Keep4U como faxineiro ou técnico?

Ao iniciar o aplicativo pela primeira vez, você verá a tela principal. A tela é dividida em duas áreas:

Área do calendário múltiplo de ocupação dos objetos.
Área da fila de ordens de serviço para objetos.

Além da tela principal, na parte inferior, há o menu do aplicativo composto por três ícones.

Para obter a funcionalidade completa do aplicativo e usá-lo para trabalhar em ordens de serviço, você deve ingressar na equipe do anfitrião ou coordenador do objeto.

Você pode fazer isso de duas maneiras:

Convidar o anfitrião ou coordenador de propriedades para a equipe:

1.1. Apresente o aplicativo Keep4U ao anfitrião ou coordenador e baixe-o na Play Store ou App Store. Eles devem criar uma conta no Keep4U escolhendo a função “Anfitrião”

1.2. O anfitrião ou coordenador de propriedades deve adicionar as propriedades no Keep4U usando o tutorial.

1.3. Usando a função “adicionar membro da equipe” e fornecendo o endereço de e-mail do anfitrião ou coordenador, você envia um convite para a equipe.

Lembre-se:

O endereço de e-mail enviado no convite deve ser o mesmo endereço de e-mail usado pelo anfitrião ou coordenador de propriedades ao registrar uma conta no Keep4U.

2. Aceitar o convite para a equipe que você recebeu do anfitrião ou coordenador de propriedades. Para fazer isso, você deve clicar no botão apropriado no menu: Meus Convites ou pressionar o botão apropriado na janela que aparece após o envio do convite pelo anfitrião.

Após confirmar a adesão à equipe, todas as informações completas sobre as propriedades, ordens de serviço geradas automaticamente e adicionais solicitadas, a ocupação das propriedades visualizadas no calendário múltiplo, as mensagens relacionadas às ordens de serviço e outras funções úteis estarão disponíveis.

O limpador ou técnico pode convidar outras pessoas para a equipe?

O limpador ou outro funcionário técnico pode convidar pessoas adicionais para desempenhar o papel de técnico de serviço na aplicação Keep4U. Você será capaz de reservar encomendas do anfitrião.

Adicionar membros da equipe é possível pressionando o botão no menu adicional.

Em seguida, fornecemos os endereços de e-mail dos usuários que desejamos convidar para a equipe:
Após preparar a lista de usuários, selecionamos finalmente para quem queremos enviar o convite. Nesta etapa, podemos enviar o convite para um usuário ou vários.

O usuário convidado deve seguir as instruções breves contidas no e-mail de convite para aceitá-lo.

Como exportar e importar facilmente o iCAL para o Keep4U?

Os anfitriões podem importar calendários de propriedades do Airbnb, Booking.com, Vrbo / HomeAway e seus sistemas PMS ou OTA favoritos.

Se você já passou pelo Passo 1 da Configuração, talvez já tenha criado objetos no Keep4U sem adicionar calendários de reservas. Este artigo o guiará pelo processo de importação dos calendários de suas propriedades.

O Keep4U pode obter reservas de vários sistemas, como Airbnb, Booking.com e HomeAway.

Principais etapas do processo:

Você precisa gerar o link do calendário iCAL do seu sistema Airbnb, booking.com ou outro e salvar esse link usando o Google Drive ou iCloud. Normalmente, você gera o link do calendário mais facilmente e rapidamente ao fazer login na versão desktop do seu sistema de reservas em um computador ou laptop.
No smartphone, usando o Google Drive ou iCloud, você abre o arquivo em que salvou o link do calendário iCAL.
Copie o link para a área de transferência e, em seguida, cole-o no campo apropriado no aplicativo Keep4U.

Instruções sobre como gerar facilmente o iCAL do sistema aqui

Depois de ter o link do calendário salvo em um arquivo, o próximo passo é abrir esse arquivo no Google Drive ou iCloud em seu smartphone, onde você tem o aplicativo Keep4U instalado.

Ao abrir o arquivo de texto, selecione o link e segure-o com o dedo por cerca de 2 segundos. Um menu aparecerá, no qual você seleciona a opção “copiar”.

Inicie o Keep4U e cole o link no local apropriado na tela de criação de um novo objeto ou na edição de um objeto existente. Não se esqueça de salvar as alterações se estiver editando um objeto ou pressione o botão “Adicionar objeto”.

Observação: Para o Keep4U funcionar corretamente e sincronizar com seu sistema de reservas, é necessário uma conexão com a internet.

Portanto, para manter o Keep4U funcionando corretamente, certifique-se de ter uma conexão de internet estável em seu smartphone.

Como enviar uma tarefa de limpeza ou serviço técnico?

Após convidar um limpador ou técnico e criar a propriedade, você está pronto para enviar sua primeira tarefa no Keep4U.

Criação manual de novas ordens de serviço

Para criar uma ordem de serviço, use o botão no menu inferior do aplicativo. Depois de pressionar o botão, você verá uma tela na qual inserirá apenas as informações mais importantes para registrar a ordem. Mais tarde, é claro, você pode editar a ordem criada.

Pode rápido um pedido de serviço para um objeto selecionado. Você precisa escolher o tipo de serviço:

serviço de limpeza,
serviço técnico.

Em seguida, selecione a data e hora em que o serviço deve ser realizado. Em seguida, escolha a pessoa da equipe a quem você gostaria de atribuir o serviço.

Se você não selecionar ninguém na lista suspensa ou selecionar “todos”, o pedido não será atribuído a uma pessoa específica e qualquer pessoa da equipe poderá reservá-lo e concluí-lo.

Abaixo estão informações adicionais para o pedido de serviço. Neste campo, podemos descrever brevemente o que deve ser feito como parte da tarefa.

Você pode configurar pedidos cíclicos para eventos que devem ser realizados periodicamente para seu objeto. Para configurar essa tarefa, mova o botão apropriado para a guia de pedidos e configure a frequência necessária para o ciclo, bem como selecione a data de término do ciclo.

Depois de preencher todo o formulário, registramos o pedido pressionando o botão “Adicionar pedido”.

O que é a função Lista de Verificação no aplicativo Keeep4U?

A lista de verificação no aplicativo Keep4U permite que os coordenadores criem listas de tarefas a serem executadas e que os técnicos monitorem o progresso na realização das tarefas. A lista de verificação ajuda a preparar melhor os objetos e a manter o padrão de qualidade exigido. Os técnicos podem verificar cada tarefa da lista, o que ajuda a evitar a omissão de alguma tarefa. O uso regular da lista de verificação pode ajudar a detectar padrões ou problemas no processo e permitir a introdução de mudanças adequadas para melhorar a qualidade dos serviços.

Como criar uma lista de verificação para um objeto?

O coordenador pode criar uma LISTA DE VERIFICAÇÃO para objetos individuais e inserir dicas que podem ser úteis ao realizar tarefas pelos técnicos.

Adicionar uma lista de verificação é possível pressionando o botão no menu:

Ao pressionar o botão, você verá uma tela em que pode nomear a lista de verificação e selecionar os objetos a que ela se aplicará.

Em seguida, você pode criar tarefas e opcionalmente adicionar fotos a elas.

Como os técnicos podem usar a função da lista de verificação?

Depois que o coordenador criar a lista de verificação, o técnico poderá começar a usá-la.

Depois de iniciar a execução do pedido, você pode escolher a lista de verificação que foi preparada para o objeto específico. O técnico encontrará informações lá que o ajudarão a preparar o objeto de acordo com o padrão. Ao clicar na lista de verificação, o técnico pode marcar as tarefas concluídas. O técnico, ao clicar no ícone do arquivo ao lado do texto da tarefa, abrirá a foto atribuída a essa tarefa.

Depois de marcar todas as tarefas da lista de verificação e fechar a lista, o técnico pode fechar o pedido pressionando o botão “CONCLUIR”.

Como um anfitrião pode excluir ordens de serviço?

Excluindo pedidos de serviço do iCAL

Todos os pedidos que apareceram no Keep4U por meio de reservas sincronizadas com o iCAL não podem ser excluídos.

Existe a possibilidade de bloquear automaticamente os pedidos de serviço gerados por reservas no calendário iCAL.

Para bloquear esse pedido, mantenha o dedo pressionado por 3 segundos no pedido que deseja bloquear na tela principal. Após 3 segundos, o ícone “STOP” aparecerá no canto superior direito do pedido.

Agora você pode bloquear este pedido pressionando o ícone “STOP”. Se você deseja cancelar esta ação, clique em outro pedido ou continue a executar outra ação no Keep4U.

Se você pressionar o botão STOP no pedido, esse pedido será marcado como preenchido em cinza e marcado como “Bloqueado”.

Pedidos bloqueados não podem ser concluídos pelos técnicos e cada técnico vê os pedidos bloqueados.

Excluindo pedidos de serviço manuais

Você pode excluir pedidos de serviço manual apenas para datas futuras. Para excluir um pedido, vá para a tela principal e encontre o pedido que deseja excluir na lista de pedidos. Em seguida, mantenha o dedo pressionado por 3 segundos no pedido que deseja excluir. Após 3 segundos, o ícone de lixeira aparecerá. Agora você pode excluir este pedido pressionando o ícone de lixeira. Se você deseja cancelar esta ação, clique em outro pedido ou continue a executar outra ação no Keep4U.

How to approve orders for execution by a cleaner or a technician.

Pedidos automáticos são aqueles que aparecem no final das reservas dos hóspedes na propriedade. Esses pedidos geralmente estão relacionados à limpeza da propriedade e preparação para o próximo hóspede. No Keep4U, os pedidos automáticos aparecem sempre que o processo de inserção de calendários nas propriedades for realizado corretamente e não houver bloqueio de funcionalidade.

O anfitrião ou coordenador da propriedade deve confirmar o número de pessoas na reserva futura para que o limpador possa preparar as roupas de cama e a quantidade de toalhas para o número correto de hóspedes. Cada novo pedido que aparecer no Keep4U terá um ícone de “sino” com a descrição “alterar ou confirmar o número de convidados”.

Para aprovar um pedido para conclusão, você precisa expandir o pedido apropriado na lista de pedidos e, em seguida, pode alterar o campo marcado em cor com o número de convidados e, em seguida, clicar no botão “Confirmar”. Se o número de hóspedes na reserva futura estiver correto, basta marcar o botão “Confirmar” e, em seguida, fechar a guia do pedido.

Você tem a opção de adicionar detalhes ao pedido de serviço no campo apropriado ao expandir a guia.

Depois de confirmar o número de convidados para uma reserva futura e fechar a guia do pedido, o ícone de sino e a mensagem informando sobre a necessidade de uma ação desaparecem. A partir desse momento, o pedido está totalmente preparado para os prestadores de serviço e o limpador ou técnico pode reservar ou realizar o pedido no dia da realização.

Como configurar notificações?

Você pode facilmente configurar notificações. Com as notificações móveis, você nunca perderá uma mensagem importante em uma de suas propriedades – você definitivamente quer saber, por exemplo, se seu limpador relatou um problema durante a limpeza.

Se você é um anfitrião ou gerente de propriedade, receberá notificações quando:

Seu limpador ou técnico aceita o pedido.
Sua limpadora ou técnica rejeita o pedido.
Seu limpador ou técnico relata um problema em sua propriedade.
Sua limpadora ou técnica conclui o trabalho.
Você foi convidado para a equipe.
Nova reserva é importada para sua conta Keep4U (junto com um pedido automático de limpeza).
As reservas de convidados se sobrepõem em sua propriedade.
Lembrete de pagamento.

Se você quiser alterar suas configurações de notificação, vá para o menu adicional no aplicativo móvel Keep4U.

Se você é um prestador de serviços técnico ou de limpeza, receberá notificações quando:

Outro limpador ou técnico aceita o pedido.
Recebemos uma notificação 2 horas antes do dia do pedido.
Você foi convidado para a equipe.
Nova reserva é importada para sua conta Keep4U (junto com um pedido automático de limpeza).

Se você quiser alterar suas configurações de notificação, vá para o menu adicional no aplicativo móvel Keep4U.

Selecione “Notificações”. Em seguida, você será levado às suas configurações de notificação, onde poderá escolher as notificações para cada tipo de alerta.

Keep4U é pago?

Como configurar notificações para saber quando o limpador começa e termina o trabalho e se ele enfrenta algum problema durante a limpeza?
Ao usar o aplicativo Keep4U, você não precisa se preocupar com pagamentos. Você tem a oportunidade de testar todas as funções do sistema e coletar feedback de sua equipe antes de decidir pagar 0,5 euros.

Depois de se registrar, você terá um período de teste de 30 dias, durante o qual terá funcionalidade total.

Independentemente de ser um anfitrião ou gerente de vários imóveis no Keep4U, ele foi criado de tal forma que você não precisa se preocupar com contas altas. Nosso modelo de pagamento é baseado na justiça nos negócios. Isso significa que a taxa é dependente do número de pedidos de serviços (limpeza ou técnico). No final do mês, todos os pedidos que foram concluídos pelo limpador ou técnico serão somados. Essa informação será atualizada nas configurações do Keep4U na página Financeiro.

No primeiro dia do novo mês, você terá a oportunidade de pagar pelo período somado anterior. Durante 3 dias, você receberá notificações sobre o pagamento. Durante esse período, você ainda terá acesso total ao sistema.

As funções que ainda estarão disponíveis mesmo sem pagamento são:

Criação de imóveis e propriedades.
Visualização de reservas em propriedades e calendário ocupado.
Criação de equipes de limpadores e técnicos.
Criação manual de pedidos para propriedades.
Atribuição de pedidos a limpadores ou técnicos.
Arquivo de pedidos.
Arquivo de mensagens sobre pedidos com acesso a arquivos.
Suporte da equipe Keep4U no processo de introdução de propriedades.

As funções que são suspensas até que o pagamento seja completado são:

Sincronização de reservas iCAL.
Início e conclusão de pedidos de serviço.
Envio e recebimento de mensagens de limpadores e técnicos.
Controle adicional de reservas de hóspedes sobrepostas (overbooking).

Como pagar?

Os pagamentos no Keep4U são feitos através do Google Play ou ApplePay, para facilitar e acelerar o processo de pagamento pelo uso do Keep4U. Para fazer isso, você precisa clicar no ícone do cartão de crédito e seguir as instruções na tela do smartphone.

Onde posso obter minha fatura de pagamento do Keep4U?

Você pode obter a fatura após o pagamento realizado na sua conta Google Play ou ApplePay. Logo após o pagamento, você receberá uma fatura no endereço de e-mail associado à sua conta Google Play ou ApplePay.

O limpador ou técnico precisa pagar pelo Keep4U?

O limpador e o técnico não têm um módulo de contabilidade de pedidos e, portanto, não pagam pelo uso do Keep4U.

Posso estender o período de teste?

Sim, às vezes você pode estender o período de teste. Para fazer isso, você precisa usar o formulário de contato no Keep4U e enviar um pedido para nossa equipe, fornecendo o nome de usuário e informações sobre a razão e a proposta de término do período de teste. Para ajudar a usar o Keep4U, nossa equipe responderá imediatamente a todas as perguntas e dúvidas. Nos preocupamos em manter a comunicação atualizada para aprimorar a ferramenta de acordo com as sugestões e comentários.

Ao ser convidado pelo nosso parceiro ou embaixador da marca durante o registro, você insere um código que o qualifica para estender o período de teste do Keep4U.

Como o limpador ou técnico pode iniciar e concluir um pedido de serviço no Keep4U?

Todas as ordens de serviço que não foram concluídas são marcadas no calendário múltiplo na cor laranja.

Todas as ordens de serviço concluídas são marcadas na cor verde.

Cada limpador ou técnico deve primeiro reservar a ordem para si mesmo antes de começar a executá-la.

Qualquer ordem que seja reservada para um limpador ou técnico só pode ser executada no dia em que a ordem se refere.

Início da ordem

Para iniciar uma ordem, o prestador de serviços pressiona o botão que abre uma nova janela, na qual é exibida uma visualização completa da tarefa. Os dados da ordem, detalhes de acesso à propriedade, número de convidados para a próxima reserva na propriedade e requisitos adicionais do anfitrião são visíveis.

Após pressionar o botão “iniciar”, o comunicador é ativado. Ele permite que o provedor de serviços relate quaisquer necessidades adicionais ao anfitrião ou gerente de propriedade, eventuais danos à propriedade.

É possível anexar fotos à mensagem, usando a câmera do smartphone ou anexando fotos previamente tiradas e salvas na memória do dispositivo.

Conclusão da ordem

Após a conclusão do trabalho, o limpador ou técnico pressiona o botão “concluir”.

A ordem concluída será visível para a equipe na lista de ordens e no calendário múltiplo marcada na cor verde.

O limpador ou técnico tem a opção de adicionar informações adicionais sobre a ordem após seu fechamento. Isso é necessário para complementar quaisquer documentos que foram salvos na memória do smartphone durante a execução da ordem e não diretamente no comunicador.

A ordem concluída é registrada no arquivo de serviços do limpador ou técnico e pode ser localizada através da visualização do calendário múltiplo, selecionando a data anterior.

Também é possível visualizar o arquivo de serviços concluídos na guia apropriada nas configurações do provedor de serviços no Keep4U.

Para o anfitrião ou gerente de propriedade, as ordens de serviço concluídas podem ser revisadas na tela de Finanças ou localizando a ordem específica clicando no calendário múltiplo e configurando a data específica da ordem.